Penguatan Sosialisasi Arsip Dinamis di Kalbar Demi Meningkatkan Mutu Pelayanan Publik

kalbarnews.web.id Pemerintah Provinsi Kalimantan Barat kini memberi perhatian lebih pada sistem pengelolaan arsip dinamis. Arsip tidak lagi dianggap berkas biasa yang disimpan tanpa tujuan. Arsip adalah bukti kerja, bukti keputusan, dan rekam jejak yang menentukan kualitas pelayanan publik. Tanpa pengelolaan yang baik, proses administrasi menjadi lambat, bahkan rawan kesalahan.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kalbar, Sugeng Hariadi, menjelaskan bahwa setiap tahun ada audit dan pembinaan dari Arsip Nasional Republik Indonesia. Audit tersebut menilai sejauh mana pemerintah daerah memenuhi standar dasar yang telah ditetapkan. Penilaian ini penting karena menjadi ukuran kualitas tata kelola arsip di daerah.

Sugeng menegaskan bahwa pengelolaan arsip memiliki banyak aspek. Setiap OPD harus memahami bahwa arsip bukan sekadar dokumen. Arsip merupakan aset informasi yang mendukung jalannya pemerintahan. Bila tidak tertata, dampaknya akan terasa pada kinerja lembaga.

Standar Kearsipan yang Harus Dipenuhi Daerah

ANRI memiliki aturan yang mengatur tata kelola arsip dinamis. Aturan ini mencakup sarana-prasarana, prosedur penyimpanan, hingga mekanisme pengamanan arsip. Sugeng menyampaikan bahwa semua indikator tersebut perlu dipenuhi agar arsip dapat dikelola secara profesional.

Sarana menjadi sorotan utama. Banyak OPD yang masih kekurangan ruang penyimpanan. Ada juga yang belum memiliki rak arsip, boks khusus, ataupun perangkat digital untuk pengelolaan arsip elektronik. Kondisi ini membuat proses penyimpanan tidak seragam. Akibatnya, risiko arsip rusak atau hilang menjadi lebih besar.

Selain itu, sistem klasifikasi juga menjadi masalah. Beberapa OPD belum mengikuti pola klasifikasi resmi. Dokumen sering ditata berdasarkan kebiasaan, bukan aturan baku. Perbedaan cara penataan ini membuat pencarian arsip memakan waktu lebih lama.

Tantangan SDM dalam Mengelola Arsip Dinamis

Sugeng menyoroti masalah lain yang cukup mendasar, yaitu kapasitas sumber daya manusia. Banyak pegawai belum memahami proses pengelolaan arsip yang benar. Mereka masih menyimpan berkas tanpa pola yang jelas. Ada juga pegawai yang belum terbiasa dengan pemanfaatan sistem arsip digital.

Kurangnya pelatihan menjadi penyebab utamanya. Beberapa OPD tidak rutin mengirim pegawainya ke pelatihan kearsipan. Padahal, literasi kearsipan sangat penting. Tanpa pemahaman yang baik, kesalahan dalam pengelolaan arsip akan terus terjadi.

Tantangan ini perlu diselesaikan secara bertahap. Kalbar mendorong semua OPD untuk meningkatkan kemampuan pegawainya. Tujuannya agar pengelolaan arsip berjalan sesuai standar. Jika SDM siap, proses administrasi akan jauh lebih efisien.

Adaptasi terhadap Sistem Arsip Digital

Digitalisasi kini menjadi kebutuhan. Sistem arsip manual tidak lagi memadai karena jumlah dokumen terus bertambah. Pemerintah daerah perlu mulai beralih ke sistem arsip digital. Cara ini mempermudah proses penyimpanan, pencarian, dan pengamanan dokumen.

Namun, proses digitalisasi bukan hal yang sederhana. OPD harus memiliki perangkat yang memadai. Selain itu, pegawai harus memahami cara mengoperasikan sistem tersebut. Kalbar terus mendorong percepatan adaptasi digital. Langkah ini dinilai penting untuk meningkatkan kualitas layanan.

Sugeng menyampaikan bahwa sistem digital juga membutuhkan integrasi antar-OPD. Jika sistem bekerja secara terhubung, pencarian data dapat dilakukan dengan cepat. Hal ini membantu mempercepat proses pelayanan publik. Waktu yang dibutuhkan untuk mencari arsip pun menjadi lebih singkat.

Forum Sosialisasi sebagai Ruang Koordinasi

Sosialisasi pengelolaan arsip dinamis menjadi momentum bagi OPD untuk menyampaikan hambatan yang mereka hadapi. Banyak yang mengaku masih kekurangan sarana fisik. Ada juga yang kesulitan menyusun klasifikasi yang sesuai aturan.

Dalam forum ini, OPD dapat menerima arahan langsung dari dinas terkait. Sosialisasi membantu menyatukan persepsi seluruh pihak. Dengan adanya pemahaman yang sama, proses pembenahan arsip dapat berjalan lebih efektif.

Sugeng menekankan bahwa kegiatan sosialisasi bukan sekadar agenda formal. Tujuannya untuk memperkuat kemampuan teknis pegawai dan mengurangi kesalahan dalam pengelolaan. Pemerintah daerah membutuhkan konsistensi agar hasilnya tampak nyata.

Dampak Pengelolaan Arsip yang Baik bagi Pelayanan Publik

Ketika arsip dikelola dengan rapi, proses administrasi berjalan lancar. Pegawai dapat menemukan dokumen lebih cepat. Keputusan dapat dibuat berdasarkan data yang jelas. Transparansi juga meningkat karena semua informasi memiliki jejak yang dapat ditelusuri.

Pengelolaan arsip yang baik meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap pemerintah daerah. Pelayanan publik menjadi lebih cepat dan akurat. Pemerintah dapat bekerja lebih efisien, tanpa terganggu oleh dokumen yang tercecer atau hilang.

Kalbar berharap bahwa penguatan sosialisasi ini dapat meningkatkan kualitas pengelolaan arsip di seluruh OPD. Sugeng optimis bahwa perubahan dapat terjadi jika semua pihak bergerak bersama. Langkah ini menjadi dasar penting dalam membangun tata kelola pemerintahan yang modern, efektif, dan bertanggung jawab.

Cek Juga Artikel Dari Platform beritabandar.com